Privacyverklaring & cookies

Via Montis hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy en gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Via Montis verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de voor psychologen geldende professionele en ethische normen en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Via Montis wordt gevoerd door Via Montis, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder de officiële handelsnaam Via Montis.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Via Montis verwerkt, waarom deze gegevens worden verwerkt, hoe hiermee wordt omgegaan en welke rechten je hebt.

1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van:

• bezoekers van de website van Via Montis;
• personen die via de website, e-mail of op andere wijze contact opnemen met Via Montis;
• personen die een vrijblijvende kennismaking of intake aanvragen;
• cliënten die individuele begeleiding ontvangen;
• deelnemers aan groepsprogramma's en ervaringsgerichte trajecten;
• personen die deelnemen aan activiteiten die door Via Montis worden georganiseerd;
• andere personen van wie Via Montis persoonsgegevens verwerkt in het kader van de bedrijfsvoering.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt Via Montis?

Via Montis verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Website en contact

Wanneer je contact opneemt via de website, kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam;
• e-mailadres;
• de inhoud van je bericht;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Het contactformulier vraagt bewust slechts om beperkte informatie. Wij verzoeken je om via het contactformulier geen uitgebreide of gevoelige informatie over psychische of lichamelijke klachten te delen.

Kennismaking en intake

Wanneer je een kennismaking of intake aanvraagt, kunnen naast je contactgegevens gegevens worden verwerkt die je tijdens het gesprek zelf verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• je hulpvraag;
• klachten of moeilijkheden die je ervaart;
• relevante informatie over je functioneren;
• eerdere begeleiding of psychologische behandeling;
• informatie die nodig is om te beoordelen of de begeleiding van Via Montis passend en verantwoord is.

Deze informatie kan gezondheidsgegevens bevatten. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom met extra zorgvuldigheid behandeld.

Via Montis verwerkt hierbij niet meer informatie dan noodzakelijk is voor een goede beoordeling van de hulpvraag, het bieden van passende begeleiding en het nakomen van professionele verplichtingen.

Cliënten en deelnemers

Wanneer je daadwerkelijk een begeleidingstraject start, kunnen gegevens worden vastgelegd die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en evaluatie van de begeleiding. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• contact- en identificatiegegevens;
• relevante informatie over de hulpvraag;
• afspraken en doelen;
• relevante observaties en voortgang;
• informatie die je tijdens gesprekken of oefeningen verstrekt;
• aanwezigheid bij groepsbijeenkomsten;
• administratieve en financiële gegevens.

Bij groepsbegeleiding kan tijdens groepsbijeenkomsten informatie over deelnemers onderling worden gedeeld. Via Montis maakt vooraf duidelijke afspraken over vertrouwelijkheid binnen de groep. Via Montis kan echter niet volledig garanderen dat andere deelnemers zich aan deze afspraken houden.

3. Waarvoor gebruikt Via Montis persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor onder andere:

• het beantwoorden van vragen en verzoeken;
• het plannen en uitvoeren van kennismakingen en intakes;
• het beoordelen of begeleiding passend is;
• het uitvoeren van de begeleidingsovereenkomst;
• het vastleggen en evalueren van relevante informatie over de begeleiding;
• het onderhouden van contact;
• het plannen en organiseren van groepsbijeenkomsten;
• administratieve en financiële verwerking;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beveiligen en goed laten functioneren van de website;
• het analyseren en verbeteren van de website en dienstverlening, voor zover dit op een rechtmatige en privacyvriendelijke wijze gebeurt.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden en worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden die niet met de dienstverlening van Via Montis samenhangen.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Via Montis verwerkt persoonsgegevens op basis van de toepasselijke grondslagen uit de AVG. Afhankelijk van het doel van de verwerking kan dit onder andere zijn:

• het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• toestemming, wanneer toestemming de aangewezen grondslag is;
• een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor een goede en veilige bedrijfsvoering, voor zover aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan.

Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. Via Montis verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een passende wettelijke grondslag en uitzondering op het verbod op verwerking bestaat en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het betreffende doel.

5. Professionele normen en vertrouwelijkheid

Via Montis wordt geëxploiteerd door een psycholoog die werkt volgens de professionele normen die voor psychologen gelden.

Via Montis onderschrijft de professionele uitgangspunten van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), waaronder de Beroepscode voor psychologen en de professionele standaard voor psychologen.

De NIP-beroepscode kent onder meer de principes van verantwoordelijkheid, integriteit, respect en deskundigheid. Het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid van cliëntinformatie vormen een belangrijk onderdeel van professioneel psychologisch handelen. Informatie over cliënten wordt daarom niet met derden gedeeld, tenzij hiervoor een passende wettelijke grondslag bestaat, de cliënt hiervoor toestemming heeft gegeven wanneer toestemming vereist is, of sprake is van een situatie waarin het beroepsgeheim op grond van wet- of regelgeving mag of moet worden doorbroken.

6. Dossiervoering

Voor de startfase van Via Montis wordt gebruikgemaakt van een beveiligde digitale administratie binnen de zakelijke Google Workspace-omgeving. Cliëntgegevens worden daarbij niet opgeslagen in een privé-Google-account en worden niet opgeslagen op apparatuur van een werkgever.

Voor de dossiervoering wordt gewerkt met een interne cliëntcode, bijvoorbeeld VM001, zodat cliëntgegevens niet onnodig in bestandsnamen of mappen worden vermeld. De koppeling tussen cliëntcode en identiteit wordt afzonderlijk en beveiligd bewaard. De digitale omgeving wordt zo ingericht dat toegang tot cliëntgegevens uitsluitend mogelijk is voor Via Montis.

Via Montis gebruikt deze werkwijze als startende praktijk. Naarmate de praktijk groeit en de omvang van de cliëntadministratie toeneemt, kan worden overgestapt naar een gespecialiseerd cliënt- of elektronisch dossierprogramma dat beter aansluit bij de omvang en aard van de dienstverlening.

7. Beveiliging

Via Montis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Daarbij wordt onder andere gebruikgemaakt van:

• zakelijke accounts binnen Google Workspace;
• sterke, unieke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie waar beschikbaar;
• beveiligde apparatuur;
• beperkte toegang tot cliëntgegevens;
• gescheiden opslag van zakelijke en privégegevens;
• cliëntcodes in plaats van namen in dossierbestanden;
• een terughoudende verwerking van persoonsgegevens;
• periodieke controle en verwijdering van gegevens die niet langer noodzakelijk zijn.

Online gesprekken via Google Meet worden niet standaard opgenomen of getranscribeerd.

8. Verwerkers en andere partijen

Voor de bedrijfsvoering van Via Montis kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door externe dienstverleners. Via Montis maakt of kan onder andere gebruikmaken van:

• Google Workspace en Google Meet voor zakelijke e-mail, agenda, opslag en online gesprekken;
• Cloudflare voor hosting van de website;
• Cloudflare Web Analytics, indien geactiveerd, voor websiteanalyse;
• Web3Forms voor het doorsturen van het e-mailadres dat je op de website achterlaat naar Via Montis, zodat er contact met je kan worden opgenomen;
• Google Search Console voor inzicht in de vindbaarheid van de website;
• Google Analytics, indien gebruikt en op een rechtmatige wijze geconfigureerd;
• Knab voor zakelijke bank- en financiële dienstverlening.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening. Waar nodig worden passende afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens.

Via Montis beoordeelt bij het gebruik van nieuwe dienstverleners of software vooraf of deze geschikt zijn voor de verwerking van persoonsgegevens en, waar van toepassing, gezondheidsgegevens.

9. Bewaartermijnen

Via Montis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke of professionele verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Contactaanvragen

Wanneer iemand uitsluitend contact opneemt via de website en geen kennismaking of begeleiding volgt, worden de verstrekte persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk om de vraag af te handelen en eventuele opvolging te verzorgen.

Wanneer tijdens een intake inhoudelijke gezondheidsgegevens zijn verstrekt maar geen begeleidingsovereenkomst tot stand komt, worden deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd wanneer zij niet langer noodzakelijk zijn.

Cliëntgegevens

Wanneer iemand daadwerkelijk begeleiding ontvangt, worden relevante gegevens vastgelegd in een cliëntdossier. Voor deze gegevens wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van de toepasselijke wettelijke en professionele regels. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen dossiers die onder specifieke wettelijke bewaartermijnen vallen en dossiers waarvoor de professionele normen van toepassing zijn.

Via Montis zal een dossier niet worden vernietigd wanneer een lopende klacht, procedure of andere wettelijke of professionele reden zich daartegen verzet.

Financiële administratie

Financiële en administratieve gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

10. Cookies en websiteanalyse

De website van Via Montis maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken voor zover deze noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en analyseren van de website. Via Montis streeft ernaar websiteanalyse zo privacyvriendelijk mogelijk in te richten.

Op de website kan gebruik worden gemaakt van:

• functionele cookies;
• Cloudflare Web Analytics;
• Google Search Console;
• eventueel Google Analytics.

Wanneer voor een bepaalde vorm van analyse of tracking voorafgaande toestemming vereist is, zal Via Montis deze toestemming vragen voordat de betreffende techniek wordt toegepast. Via Montis gebruikt geen tracking- of marketingcookies zonder de daarvoor vereiste toestemming.

11. Google Meet

Voor online kennismakingen en gesprekken kan Via Montis gebruikmaken van Google Meet. Gesprekken worden niet standaard opgenomen. Ook worden geen automatische transcripties gemaakt, tenzij hiervoor vooraf een afzonderlijke en passende grondslag en toestemming bestaat.

Via Montis verzoekt cliënten om tijdens online gesprekken gebruik te maken van een privéruimte en een beveiligde internetverbinding, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

12. Verstrekking van gegevens aan derden

Via Montis verstrekt persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. Gegevens kunnen wel worden gedeeld wanneer dit:

• noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening;
• noodzakelijk is voor een verwijzing of samenwerking en hiervoor een passende grondslag bestaat;
• noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• noodzakelijk is om een ernstig en acuut gevaar voor de cliënt of anderen af te wenden, voor zover de toepasselijke regels dit toestaan of verplichten.

Bij eventuele samenwerking met andere professionals wordt steeds zorgvuldig beoordeeld welke informatie noodzakelijk is om te delen.

13. Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wetgeving, onder andere het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Voor verzoeken met betrekking tot cliëntdossiers kunnen daarnaast specifieke professionele en wettelijke regels gelden. Een verzoek kan worden ingediend via info@viamontis.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt, kan Via Montis vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren. Via Montis reageert zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn.

14. Vragen en klachten

Heb je vragen of klachten over de verwerking van je persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen via Via Montis, e-mail: info@viamontis.nl.

Via Montis probeert klachten eerst in onderling overleg zorgvuldig op te lossen. Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet zorgvuldig worden verwerkt, kun je daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Via Montis kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, gebruikte software, wetgeving of andere omstandigheden veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Via Montis.

Versie 1.0, datum 12-08-2026.